Soluții digitale pentru creșterea capacității administrative
a Senatului României

„Soluții digitale pentru creșterea capacității administrative”
- primul proiect pe fonduri europene implementat de Senatul României -

Senatul României a organizat joi, 21 decembrie 2023, conferința de închidere a proiectului “Soluții digitale pentru creșterea capacității administrative a Senatului României”, cofinanțat prin Programul Operațional Capacitate Administrativă 2014-2020 (SIPOCA 1271 / MySMIS 158231), primul proiect accesat de instituția parlamentară pe fonduri europene, dedicat digitalizării.

La eveniment au participat reprezentanți ai Senatului, ai Camerei Deputaților, ai ministerelor și altor instituții publice, precum și angajați ai Senatului. În deschiderea evenimentului au susținut alocuțiuni: Roberta-Alma Anastase, secretar al Biroului permanent al Senatului, Mario-Ovidiu Oprea, secretar general al Senatului și Cătălina Bădoiu, secretar general adjunct al Senatului.

“Fondurile europene reprezintă tocmai șansa noastră de a ne dezvolta. Prin finalizarea acetui proiect demonstrăm că nu facem promisiuni ci, efectiv, am dus la capăt o acțiune concretă. (…) În același timp, acest moment marchează o tranziție importantă în colaborarea noastră, așa cum spuneam, cu partenerii europeni și cu alte state ale Uniunii Europene”, a precizat Roberta-Alma Anastase, secretar al Biroului permanent al Senatului în deschiderea conferinței.

„Transformarea digitală este, în egală măsură, o necesitate și o oportunitate. O necesitate pentru că, pe măsură ce lumea se schimbă și instituțiile precum Senatul trebuie să evolueze și o oportunitate pentru că utilizarea tehnologiilor informatice moderne ajută instituțiile publice să devină mai eficiente și transparente în relația cu cetățenii. (…) Am reușit să instruim 270 de persoane din cadrul instituției noastre care sunt pregătite pentru soluțiile informatice moderne implementate.(…) Vom continua să promovăm și să dezvoltăm permanent două concepte - ,,implicit digital” și ,,prioritar digital” în cât mai multe dintre activitățile pe care le desfășurăm”, a menționat secretarul general al Senatului, Mario Ovidiu Oprea în alocuțiunea sa.

Secretarul general adjunct al Senatului, Cătălina Bădoiu, a adresat mulțumiri tuturor celor implicați în derularea și implementarea proiectului, atât de la nivelul instituției, cât și din partea AM POCA. “Prin implementarea proiectului avem o platformă integral dezvoltată, care oferă posibilitatea de a livra servicii personalizate pentru solicitările cetățenilor, mai rapid și cu un cost redus. Am reușit, astfel, să cream structură digitală coerentă de servicii online, de înaltă calitate pentru toți cetățenii. (…) La nivelul Senatului, soluțiile informatice includ – răspunsuri prompte la solicitările cetățenilor, informații online adecvate și simplificate, capabilități excelente de căutare pe pagina web și acces rapid la informațiile care vizează procesul legislative, iar platforma oferă nu mai puțin de șapte servicii online dedicate”, a precizat Cătălina Bădoiu. De asemenea, secretarul general adjunct al Senatului a menționat faptul că “vom depune, în continuare, eforturi pentru îmbunătățirea serviciilor dezvoltate prin proiect și vă asigurăm că vom continua să atragem finanțări europene, pentru dezvoltarea și implementarea de noi soluții digitale și nu numai, scopul nostru fiind acela de a ne pregăti continuu pentru un viitor nou, digital”, a subliniat Secretarul general adjunct al Senatului. De asemenea, Cătălina Bădoiu a menționat, în cadrul alocuțiunii, faptul că proiectul implementat de Senatul României a primit un premiu de excelență. “În cadrul galei ,,Performanță în administrația publică românească”, evenimentul organizat de Autoritatea de Mangement a Programului Operațional Capacitate Administrativă, proiectul a fost premiat pentru soluțiile inovative dezvoltate”.

Managerul de proiect, Carlo Papuc, a precizat faptul că “digitalizarea este astăzi la fel de populară pe lista de obiective a instituțiior, precum este și inovația. Digitalizarea promite numeroase beneficii și oportunități: de la creșteri ale productivității și reduceri de costuri la optimizări de procese”. De asemenea, a prezentat principalele rezultate ale proiectului, cu accent pe portalul cu serviciile online și a specificat faptul că portalul include și servicii pentru acreditarea jurnaliștilor, precum și un flux pentru sesiunile de internship organizate la Senat. Totodată, pe durata proiectului a fost realizată reconstrucția bazei de date legislative, inclusiv a Biroului permanent și a fost implementată o tehnologie de inteligență artificială pentru transcrierii automate, o platformă dezvoltată integral de specialiști IT din România. Tot în cadrul proiectului, a fost dezvoltată o platformă de back-up și restaurare și au fost derulate activități de retrodigitalizare a documentelor din arhiva Senatului (peste 600.000 de pagini – legi, hotărâri și stemograme) din perioada 1990-2001.

Proiectul, alături de portalul online #eSenat, include și o componentă de modernizare a paginii web a Senatului, cu accent pe un design dinamic, unitar și flexibil, care permite integrarea platformei dedicată serviciilor online.

Informații de background:

Obiectivul general al proiectului a constat în creșterea capacității instituționale și eficientizarea activităților din structurile organizatorice ale serviciilor Senatului României prin implementarea unor soluții informatice inovative, în vederea simplificării furnizării serviciilor către beneficiari.

De asemenea, pe durata proiectului, s-a urmărit atingerea următoarelor obiective specifice: optimizarea și simplificarea proceselor operaționale din cadrul instituției noastre, prin digitalizarea fluxurilor interne de lucru, pentru reducerea cu cel puțin 20% a duratei necesare parcurgerii procedurilor administrative aferente serviciilor publice furnizate cetățenilor, precum și îmbunătățirea abilităților și cunoștințelor angajaților, în vederea utilizării serviciilor informatice dezvoltate prin proiect.

Conferința de închidere a proiectului „Soluții digitale pentru creșterea capacității administrative a Senatului României” (SIPOCA 1271 / MySMIS 158231)

Senatul României organizează joi, 21 decembrie 2023, începând cu ora 10:00, conferința de închidere a proiectului “Soluții digitale pentru creșterea capacității administrative a Senatului României”, cofinanțat prin Programul Operațional Capacitate Administrativă 2014-2020.

Obiectivul general al proiectului a constat în creșterea capacității instituționale și eficientizarea activităților din structurile organizatorice ale serviciilor Senatului României prin implementarea unor soluții informatice inovative, în vederea simplificării furnizării serviciilor către beneficiari. De asemenea, pe durata proiectului, s-a urmărit atingerea următoarelor obiective specifice: optimizarea și simplificarea proceselor operaționale din cadrul instituției noastre, prin digitalizarea fluxurilor interne de lucru, pentru reducerea cu cel puțin 20% a duratei necesare parcurgerii procedurilor administrative aferente serviciilor publice furnizate cetățenilor, precum și îmbunătățirea abilităților și cunoștințelor angajaților, în vederea utilizării serviciilor informatice dezvoltate prin proiect.

În cadrul evenimentului vor fi prezentate detalii referitoare la principalele rezultate ale proiectului. Astfel, pe parcursul celor 11 luni, a fost implementat un portal dedicat cetățenilor care cuprinde șapte servicii online: fluxuri pentru petiții, pentru transmiterea opiniilor privind inițiativele legislative aflate în consultare publică, pentru solicitările de informații de interes public, formulate în baza Legii nr.544/2001, pentru solicitările de acces la ședințele publice ale Senatului și pentru solicitările de copii ale documentelor din arhiva instituției. Portalul include și servicii dedicate acreditării jurnaliștilor, precum și un flux pentru sesiunile de internship organizate la Senat.

De asemenea, a fost realizată reconstrucția bazei de date legislative, inclusiv a Biroului permanent și a fost implementată o tehnologie de inteligență artificială pentru transcrierile automate, o platformă dezvoltată integral de specialiști IT din România.

Tot în cadrul proiectului, a fost dezvoltată o platformă de back-up și restaurare și au fost derulate activități de retrodigitalizare a documentelor din arhiva Senatului din perioada 1990-2001.

De asemenea, la cursurile de instruire privind utilizarea soluțiilor informatice implementate, au participat cca. 300 de persoane din aparatul tehnic al Senatului, personal de conducere și de execuție.

Proiectul a inclus și o componentă de modernizare a paginii web a Senatului, cu accent pe un design modern, unitar și flexibil, care să integreze platforma dedicată serviciilor online.

La eveniment vor participa senatori, reprezentanți ai altor instituții publice, precum și angajați ai Senatului României.

Locație: sala Constantin Stere, nivel P1, Senat.

Alăturat, vă prezentăm agenda conferinței.



Notă:

În sprijinul jurnaliştilor interesați, facem următoarele precizări:

Accesul reprezentanților mass-media se face pe la intrarea B3 a Senatului, începând cu ora 09:30;

Jurnaliștii care doresc să participe la eveniment și nu au acreditare permanentă la activitățile Senatului, sunt rugați să trimită o cerere de acreditare temporară prin e-mail la adresa: presa@senat.ro până miercuri, 20 decembrie 2023, la ora 16:00.

Comunicat de presă

Conferința de lansare a proiectului ,,SOLUȚII DIGITALE PENTRU CREȘTEREA CAPACITĂȚII ADMINISTRATIVE A SENATULUI ROMÂNIEI” (SIPOCA 1271 / MySMIS 158231)

Senatul României a organizat marți, 28 martie 2023, conferința de lansare a proiectului ,,Soluții digitale pentru creșterea capacității administrative a Senatului României”, primul proiect pe fonduri europene implementat de instituție și cofinanțat prin Programul Operațional Capacitate Administrativă 2014-2020.

Obiectivul general al proiectului constă în creșterea capacității instituționale și eficientizarea activităților din structurile organizatorice ale serviciilor Senatului României prin implementarea unor soluții informatice inovative, în vederea simplificării furnizării serviciilor către beneficiari.

În deschiderea evenimentului, președintele interimar al Senatului României, Alina Gorghiu, a menționat faptul că proiectul are ,,ca scop accesarea de către cetățeni a informațiilor într-o logică digitală accesibilă. ,,Este primul proiect digital derulat pe fonduri europene, obiectivul acestui proiect fiind acela de a transforma Senatul într-o instituţie modernă, care să valorifice aceste soluţii digitale, a subliniat președintele interimar al Senatului. (…) Implementarea soluţiilor informatice inovative va însemna mai puţină birocraţie, o activitate parlamentară mai receptivă faţă de publicul larg. Acest proiect va fi sper doar o etapă din era digitală a instituţiei noastre. (...) Nu mai este doar un slogan, nu mai este doar o frază care rămâne fără conţinut faptul că fără digitalizare o reformă şi o modernizare a statului şi a modului în care funcţionează instituţiile sale nu se va putea realiza", a precizat Alina Gorghiu.

,,Procesul de transformare digitală a instituțiilor publice nu mai este doar o opțiune, în actualul context a devenit o necesitate, a menționat secretarul general al Senatului, Mario-Ovidiu Oprea în alocuțiunea sa. ,,Transparența, rapiditatea și accesibilitatea sunt elementele care vor sta la baza procesului de digilizare pe care îl va traversa instituția noastră și care, în final, va asigura creșterea capacității administrative a Senatului României, creșterea încrederii cetățenilor în instituția parlamentară, precum și îmbunătățirea imaginii publice a Senatului”, a precizat secretarul general al Senatului. ,,La finalul acestui proiect, îmi doresc ca instituția noastră să aibă o strategie dedicată digitalizării prin care să valorificăm ansamblul de standarde existente și să includem soluțiile inovative adaptate domeniilor specifice ale Senatului, soluții digitale care vor asigura îmbunătățirea modului de lucru la nivelul instituției”, a precizat Mario-Ovidiu Oprea.

,,Pentru parlamentele din întreaga lume, unul dintre cele mai importante obiective este crearea unei legături eficiente între cetățeni și reprezentanții lor. Acum, mai mult decât oricând transformarea digitală devine esențială la cerințele actuale. Prezentul proiect vine să rezolve o serie de nevoi cu care Senatul se confruntă. (…) Vorbim de nevoia permanentă de îmbunătățire a accesului cetățenilor la informații, nevoia de implementare de soluții informatice ca urmare a numărului mare de solicitări, precum și nevoia facilitării accesului cetățeanului la informațiile despre procesul legislativ.

De asemenea, Cătălina Bădoiu a menționat câteva dintre măsurile care se vor implementa în cadrul proiectului, respectiv digitalizarea fluxurilor interne ale instituției, instituirea unui mecanism de schimb electronic de informații între instituții, precum și între instituție – beneficiar și alte instituții, integrarea unei aplicații informatice de transcriere audio în texte, găsirea imediată a documentelor în arhiva electronică și, implicit, scurtarea timpului de răspuns la solicitările beneficiarilor. Prin implementarea proiectului sunt vizate două rezultate ale programului POCA și anume – reducerea poverii administrative și dezvoltarea de cunoștințe și abilități ale personalului (respectiv 270 de persoane din rândul personalul de conducere și de execuție) în ceea ce privește utilizarea soluțiile informatice implementate în cadrul proiectului. ,,Sunt încrezătoare că, prin acest proiect, vom reuși să îmbunătățim procesul de transparență decizională, să creștem eficiența în tratarea solicitărilor cetățenilor, să facilităm accesul acestora la ședințele plenului și la consultările publice dedicate inițiativelor legislative și astfel să îmbunătățim capacitatea administrativă a instituției și, implicit, imaginea Senatului, a subliniat secretarul general adjunct, Cătălina Bădoiu, în expunerea sa.

Managerul de proiect, Carlo Papuc, a prezentat modul în care vor fi implementate soluțiile digitale în cadrul proiectului, serviciile care vor fi modernizate, precum și faptul că, inclusiv, pagina web a Senatului va fi îmbunătățită. ,,Va fi o transformare, într-adevăr, atât a modului în care lucrează, în prezent, angajații Senatului, cât și la nivelul parlamentarilor, deoarece informațiile vor putea fi găsite mult mai ușor, vor fi optimizate și vom încerca să eficientizăm și să optimizăm calitatea procesului prin care documentele legislative vor fi elaborate, în viitor, și vor fi transmise celorlalte instituții, a precizat managerul de proiect. Măsurile informatice moderne implementate prin intermediul platformei vor viza atât componenta back-office (adaptarea procedurilor interne de lucru, digitalizarea arhivei, dezvoltarea și corelarea bazelor de date privind procesul legislativ etc), cât și front-office, respectiv măsuri pentru îmbunătățirea accesului cetățenilor la activitățile Senatului, a subliniat Carlo Papuc.

Partea a doua a evenimentul a inclus exemple de bune practici prezentate de experți din partea instituțiilor europene, Comisia Europeană și Consiului Uniunii Europene. Prezentările au vizat aspecte privind digitalizarea ca o preocupare constantă în cadrul instituțiilor UE, precum și preocuparea în a găsi un echilibru între obligațiile de transparență și partea de comunicare-promovare și, respectiv, spațiul protejat de negociere, dar și între informatizare și automatizare a proceselor, pe de o parte, și importanța reuniunilor fizice pe de altă parte.

La eveniment au participat reprezentanți ai conducerii Senatului României, reprezentanți ai altor instituții publice, experți în domeniul digitalizării, precum și angajați cu funcții de conducere din cadrul Senatului României.

Conferința de lansare a proiectului ,,SOLUȚII DIGITALE PENTRU CREȘTEREA CAPACITĂȚII ADMINISTRATIVE A SENATULUI ROMÂNIEI” (SIPOCA 1271 / MySMIS 158231)

Senatul României organizează marți, 28 martie 2023, începând cu ora 10:00, conferința de lansare a proiectului ,,Soluții digitale pentru creșterea capacității administrative a Senatului României”, cofinanțat prin Programul Operațional Capacitate Administrativă 2014-2020.

Obiectivul general al proiectului constă în creșterea capacității instituționale și eficientizarea activităților din structurile organizatorice ale serviciilor Senatului României prin implementarea unor soluții informatice inovative, în vederea simplificării furnizării serviciilor către beneficiari.

La eveniment vor participa senatori, reprezentanți ai altor instituții publice centrale, experți din domeniul digitalizării, precum și angajați cu funcții de conducere din cadrul Senatului României.

Locație: salaConstantin Stere, nivel P1, Senat.

Alăturat, vă prezentăm agenda conferinței.

Notă: În sprijinul jurnaliştilor interesați, facem următoarele precizări:
• Accesul reprezentanților mass-media se face pe la intrarea B3 a Senatului, începând cu ora 09:00;
• Jurnaliștii care doresc să participe la eveniment și nu au acreditare permanentă la activitățile Senatului, sunt rugați să trimită o cerere de acreditare temporară pe fax: 021.315.60.03 sau prin e-mail la adresa: presa@senat.ro până marți, 28 martie 2023, la ora 08:30.

Proiectul ,,Soluții digitale pentru creșterea capacității administrative a Senatului României” -cod SIPOCA 1271/cod MySMIS 158231-

Senatul României derulează în perioada 30 ianuarie - 30 decembrie 2023 proiectul ,,Soluții digitale pentru creșterea capacității administrative a Senatului României" cod SIPOCA 1271/cod MySMIS 158231, cofinanțat prin Programul Operațional Capacitate Administrativă 2014-2020.
Obiectivul general al proiectului constă în creșterea capacității instituționale și eficientizarea activității din structurile organizatorice ale serviciilor Senatului României prin implementarea unor soluții informatice inovative, în vederea simplificării furnizării serviciilor către beneficiari. Acțiunile proiectului vor avea un impact semnificativ asupra reducerii birocrației pentru cetățeni, accentul fiind pus pe atingerea următoarelor obiective specifice:
1. Optimizarea și simplificarea proceselor operaționale din cadrul Senatului României pentru reducerea cu cel puțin 20% a duratei pentru parcurgerea procedurilor administrative aferente serviciilor publice furnizate cetățenilor, prin digitalizarea fluxurilor de lucru din cadrul instituției.
2. Îmbunătățirea abilităților și cunoștințelor pentru angajații Senatului (personal de conducere și de execuție) pentru înțelegerea abordării pe procese și implementarea măsurilor de simplificare conform proiectului, precum și pentru utilizarea sistemelor informatice dezvoltate prin proiect.
Soluțiile informatice moderne implementate vor viza atât componenta back-office (adaptarea procedurilor interne de lucru, digitalizarea arhivei, dezvoltarea și corelarea bazelor de date privind procesul legislativ etc), cât și front-office, respectiv măsuri pentru îmbunătățirea accesului cetățenilor la ședințele publice ale Senatului, participarea la consultările publice pentru procesul legislativ, transmiterea solicitărilor/ petițiilor, acreditările jurnaliștilor la activitățile instituției parlamentare, îmbunătățirea imaginii publice a Senatului României etc.
Valoarea totală a proiectului care face obiectul contractului de finanțare este de: 12.383.535,50 lei din care 10.400.171,44 lei reprezintă valoarea nerambursabilă, iar 1.983.364,06 lei reprezintă cofinanțarea eligibilă a beneficiarului. Detalii suplimentare pot fi solicitate la email: proiect.poca@senat.ro.

Broșură prezentare finalizare proiect

Broșură prezentare lansare proiect

Buget

Valoarea totală a proiectului care face obiectul contractului de finanțare este de:

• 12.383.535,50 lei din care:

1. valoarea nerambursabilă 10.400.171,44 lei 
2. cofinanțarea eligibilă a beneficiarului 1.983.364,06 lei.

Contact

• Email: proiect.poca@senat.ro
• Telefon: +40 21 4142550
• Adresa: Calea 13 Septembrie 1-3, Sector 5, București 050711